Как сделать перекрестную ссылку

Используем перекрестную ссылку в Microsoft Word

Функционал такого инструмента как Word, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office, настолько огромен, что с его помощью можно создать абсолютно любой документ, выполнив при этом все необходимы требования к его структуре и содержанию.

В этой статье я познакомлю вас с такой функцией как «Перекрёстная ссылка», с помощью которой можно добавить к готовому содержанию гиперссылку для перехода на необходимую страницу или главу, нажав на соответствующий пункт.

То есть я покажу как вставить в документ ссылку, щелкнув по которой вы сможете переместится к определенному разделу документа, к необходимому слову или картинке.

«Перекрёстная ссылка» очень похожа по функционалу на «Оглавления», правда эта функция позволяет создать только содержание с возможностью дальнейшего перехода на указанные там разделы(заголовки) документа.

Ну, а перекрестная ссылка позволяет установить переход на любой элемент документа, будь то заголовок, картинка или таблица. К слову, перекрёстная ссылка идеально подойдет если нужно указать название того, на что вы ссылаетесь или показать место где можно узнать “об этом” более подробней.

Думаю, пару примеров точно дадут понять, как именно работает перекрёстная ссылка, и как ею пользоваться.

Установить перекрёстную ссылку на заголовок

К примеру ситуация такая, открыв документ с оглавлением, которое было создано путем набора в виде обычного текста, вы решили, что было бы неплохо если бы при нажатии на необходимый пункт оглавления, вас перекидывало на тот раздел документа, который вы выбрали.

Или вы просто решили указать, что вы ссылаетесь на определенный раздел этого документа, у которого “вот такой вот” заголовок.

Для добавление перекрёстной ссылки на заголовок, нам нужно убедится, что именно таковым он и является, а не просто набранным текстом.

Для этого перейдя к необходимому заголовку, выделяем его и в строке стили выбираем «Заголовок 2».

Дальше устанавливаем курсор на то место куда будет вставлена перекрестная ссылка (В примере это пункт 1.).

Потом в меню, переходим к разделу «Ссылки» — «Перекрёстная ссылка».

В появившемся окне, в строке «Тип ссылки» ставим «Заголовок», потом в пункте, вставить ссылку на «Текст заголовка» и в самом нижнем поле выбираем к какому заголовку будет присвоена, данная перекрестная ссылка.

После этого нужная ссылка должна оказаться на том месте где вы установили курсор и теперь вы без проблем, зажав Ctrl и сделав щелчок левой кнопки мыши по вставленной ссылке, сможете переместится к необходимому разделу.

Установка перекрёстной ссылки на рисунок

Иногда перекрёстная ссылка может оказаться очень кстати, если нужно показать, наглядный пример описанных вами слов, то есть, поставить ссылку на картинку или рисунок.

К слову, в меню настроек перекрёстной ссылки присутствует такой параметр как «Рисунок», но если честно, сколько я бы не пробовал мне все никак не удавалось им воспользоваться, поэтому пришлось искать альтернативный вариант, который действительно помог поставить перекрёстную ссылку на номер рисунка.

Этот способ заключается в создание своего стиля, который будет применятся исключительно для подписи рисунков.

В вкладке «Главная», в разделе стили, нажимаем на стрелочку в правом углу и выбираем пункт «Создать стиль» и даем ему название, после чего он должен появится в ленте.

Теперь, щелкнув по созданному стилю правой кнопкой, выбираем пункт «Изменить».

Тут уже по желанию форматируем текст так, как мы хотим видеть подпись наших картинок, к примеру, ставим привычный «Times New Roman», 14 шрифт и устанавливаем положение на странице «По центу».

Сохранив стиль, нам ещё нужно настроить для него многоуровневый список. Для этого выбрав соответствующею иконку, открываем пункт «Определить новый многоуровневый список».

Тут, в поле «Формат номера», указываем «Рис.», потом в «Нумерации для этого уровня» ставим «1,2,3» и с правой стороны в «Начать с» устанавливаем значение «1», также в параметрах отступ текста и выравнивание, выставляем «0», ну а в «Связать уровень со стилем» выбираем ранее созданный нами стиль.

В общем, делаем все так, как показано на примере, основные позиции, которые нужно будет изменить я отметил на скриншоте.

Теперь можно приступить и к добавлению в документ рисунка. Вставив картинку, спускаем на уровень ниже и нажимаем на созданный нами стиль «Подпись рисунка», после чего сразу же должна появится надпись «Рис. 1» рядом с которой мы и указываем название(подпись) картинки.

Ну а дальше, как и в первом примере, поднявшись выше устанавливаем курсор на необходимое место и в ленте находим раздел «Ссылки» — «Перекрестная ссылка».

В этот раз в появившемся окне нам нужно выбрать «Абзац» и указать, что вставлять ссылку мы будем на «Номер абзаца».

В результате ниже вы увидите перечень названий картинок, выбрав тот рисунок, на который мы будем ссылаться, нажимаем на «Вставить».

Ну а дальше, с зажатым «Ctrl», нажав по Рис. 1, вы будете перемещены к соответствующему рисунку.

Кстати замечу, что, если вы хотите вставить ссылку не на номер картинки, а именно на название рисунка, вам нужно в параметре «Вставить ссылку на» указать «Текст абзаца».

В принципе если вам ранее не приходилось сталкиваться с перекрёстными ссылка – эта информация точно должна оказаться полезной для вас.

К тому же это далеко не всё, где можно применить перекрёстные ссылки, поэтому, как обычно если у вас созреет вопрос или вам захочется поделится интересной инфой на эту тему, с радостью выслушаю вас в комментариях.

Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

Часто в тексте документа необходимо отметить, где находится объект связанный с конкретным текстом. Например, «Схему подсоединения водопроводного крана смотри на рисунке 10». То есть нам необходимо сделать ссылку на рисунок. Если в документе 5 рисунков, то можно и вручную подсчитать. А если рисунков 25? Ещё хуже, если собираем один большой документ из нескольких тоже немаленьких документов. Вот тут на помощь придёт Перекрестная ссылка.

Можно создать перекрестные ссылки на следующие элементы:

1. Абзац
2. Заголовок
3. Закладка (познакомимся с понятием Закладка позже)
4. Сноска (познакомимся с понятием Сноска позже)
5. Концевая сноска (познакомимся с понятием Концевая сноска позже)
6. Названия объектов

По окончании урока вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Если вы правильно сделали документ по итогам Урока 30, то откройте этот документ. Но можете воспользоваться этой ссылкой: Скачайте документ тут. Откройте документ. Поскольку работы со стилями на этом уроке не будет, то я закрыла область задач Стили.

1. Перекрестная ссылка на Название таблицы

Вы обратили внимание, что по тексту документа встречаются выражения «(см. )»? Я подготовила место для перекрестной ссылки.

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрестной ссылки:

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Называния → кнопка Добавить перекрестную ссылку):

На всякий случай я покажу, как выглядит эта кнопка в полноэкранном режиме:

Появляется диалоговое окно:

1. На какой фрагмент будет организована перекрёстная ссылка? Из выпадающего меню определяем тип перекрёстной ссылки. Перекрестную ссылку можно сделать на абзац, заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу и т.д.
2. Что из себя будет представлять ссылка? Например, «номер страницы». Значит ссылка будет иметь вид номера страницы, на которой находится фрагмент. Или «текст абзаца». В этом случае перекрестная ссылка будет полностью повторять текст выбранного фрагмента.

На уроке 30 я рассказала вам, что такое Поле. Перекрестная ссылка – это тоже Поле. Например, текст «см. рис. 15» является перекрёстной ссылкой на название рисунка 15 , т.е. щелчок ЛМ по перекрестной ссылке отправляет нас непосредственно к названию рисунка. Если название рисунка 15 меняет номер по каким-то причинам, то перекрестная ссылка на этот рисунок тоже меняет номер. Причем, не важно в каком месте документа находится данный рисунок.

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне Перекрёстная ссылка следующие значения:

1. Тип ссылки – таблица
2. Вставить ссылку на – «Постоянная часть и номер» (зачем нам всё название целиком?), а что такое Постоянная часть и что такое номер см. Урок 29
3. Вставить как гиперссылку – оставляем
4. Для какого названия – выбираем Таблица 1. Виды нормативных актов (список всех названий таблиц программа составляет автоматически на основе имеющихся в документе названий таблиц, если мы, разумеется вставляли название при помощи диалогового окна «Вставить название», см. Урок 29)

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»:

Кнопка Отмена превратилась в копку Закрыть.

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

Итак, в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия таблицы:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на названия таблицы. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – таблица
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберете название таблицы, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

2. Перекрёстная ссылка на Название рисунка

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрёстной ссылки:

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Перекрестные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Называния → кнопка Добавить перекрестную ссылку:

Появляется диалоговое окно «Перекрестные ссылки».

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне «Перекрестная ссылка» следующие значения:

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

И вот в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия рисунка:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на Названия рисунков. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – «рисунок»
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберете название рисунка, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

Я старалась по всему тексту неустанно повторять: Название таблицы, Название рисунка. Если вы удалите рисунок, а название объекта оставите, то ссылка будет работать как ни в чём не бывало.

А теперь самое время посмотреть, как будет работать перекрёстная ссылка.

3. Обновление поля «Перекрестная ссылка»

Поставим сразу сложную задачу. При работе с документом мы выяснили, то глава 5 на самом деле должна быть главой 2. Вспоминаем Урок 28, где мы познакомились с навигацией по заголовкам. Перейдите в начало документа (нажмите одновременно клавиши на клавиатуре Ctrl+Home)

Шаг 1. Отрываем рабочую область Навигация. Лента Вид → группа команд Показ → флажковая кнопка Область навигации:

Получаем такую картину:

Очень неудобно перемещать главы, так как в области Навигация показаны Заголовки второго уровня. В результате список всех заголовков получился длинным. Но на уроке 28 мы научились справляться с этой проблемой

Шаг 2. В любом месте области задач Навигация щёлкаем ПМ и из контекстного меню выбираем команду Свернуть все:

Получаем такую картину:

Сразу работать стало удобнее.

Шаг 3. Перемещаем в области Навигация Главу 5 на второе место в списке (нажимаем ЛМ на название Главы 5 и, не отпуская левую клавишу мышки, перетаскиваем Главу 5 на второе место после главы 1):

Вы обратили внимание, что, как только мы нажали ЛМ по главе 5 в области Навигация, то курсор сразу перескочил на главу 5?

Любуемся результатом:

Но вместе с главой 5 мы перетащили рисунок, который сохранил свой номер.

Шаг 4. Выделяем весь документ одновременным нажатием клавиш с клавиатуры Ctrl+A и нажимаем функциональную кнопку F9, в результате чего появляется уже знакомое окно:

• Отмечаем радиоточку «обновить целиком»
• Нажимаем ОК

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит во второй раз. Ведь у нас два списка иллюстраций: перечень рисунков и перечень таблиц.

Любуемся результатом:

И название рисунка поменяло свою нумерацию, и перекрёстная ссылка «отработала» это изменение. Можете пройти по всему документу и убедиться, что нумерация рисунков и таблиц обновилась, также обновились перечни рисунков и таблиц.

Теперь вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Добавляйте названия объектов, меняйте главы местами, объединяйте документы в единый документ – вам теперь не страшно! Функциональная кнопка F9 вас никогда не подведёт!

Создание перекрестной ссылки

С помощью перекрестной ссылки можно создать связь с другой частью документа. Например, можно использовать перекрестную ссылку для связи с диаграммой или рисунком, который находится в другом месте документа. Перекрестная ссылка имеет вид ссылки, по которой пользователь может перейти к целевому элементу.

Если вы хотите создать связь с другим документом, создайте гиперссылку.

Сначала создайте элемент, на который должна указывать ссылка

Невозможно создать перекрестную ссылку на несуществующий объект, поэтому сначала убедитесь в том, что у вас уже есть диаграмма, заголовок, номер страницы или другой элемент, на который она будет указывать. В диалоговом окне для вставки перекрестной ссылки будут перечислены все элементы, на которые она может указывать. На рисунке ниже показан пример.

Вставьте перекрестную ссылку

В документе введите текст, с которого начинается перекрестная ссылка. Например, на рисунке 2 показано объяснение тенденции протянутых.

На вкладке Вставка выберите команду Перекрестная ссылка.

В поле Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать тип элемента, на который будет указывать ссылка. Список возможных вариантов зависит от типа элемента (заголовок, номер страницы и т. п.), с которым нужно создать связь.

В поле Добавить ссылку на выберите сведения, которые нужно вставить в документ. Набор доступных вариантов зависит от того, что вы выбрали на шаге 3.

В поле Для какого. выберите конкретный элемент, на который должна указывать перекрестная ссылка.

Чтобы разрешить пользователям переходить к элементу, на который указывает ссылка, установите флажок Вставить как гиперссылку.

Если флажок Добавить слово “выше” или “ниже” активен, установите его, чтобы включить относительное положение целевого элемента.

Нажмите кнопку Вставить.

Перекрестные ссылки вставляются в виде полей

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Поле — это набор данных, который указывает Word на автоматическое добавление текста, рисунков, номеров страниц и других материалов в документ. Например, поле DATE (дата) вставляет текущую дату. Преимущество использования полей заключается в том, что вставляемое содержимое — Дата, номер страницы, графика и т. д. — обновляется при каждом изменении. Например, если вы пишете документ в течение определенного периода времени, дата будет изменяться каждый день при открытии и сохранении документа. Аналогичным образом, если вы обновляете рисунок, хранящийся в другом месте, но на который ссылается поле, обновление будет автоматически установлено без повторной вставки рисунка.

Если вы добавили перекрестную ссылку и похоже на , вместо значений полей в Word отображаются коды полей. При печати документа или скрытии кодов полей результаты полей заменяют коды полей. Чтобы просмотреть результаты полей, а не коды полей, нажмите клавиши ALT + F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем в контекстном меню выберите пункт коды переключения полей .

Используйте главный документ

Если вам нужно создать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но вы не хотите использовать гиперссылки, то сначала объедините документы в один главный документ, а затем добавьте перекрестные ссылки. Главный документ — это контейнер для набора отдельных файлов (вложенных документов). Его можно использовать для создания документа, состоящего из нескольких частей (например, книги с несколькими главами), и работы с ним.

Источники:

https://seohotmix.ru/ispolzyem-perekrestnyu-ssylky-v-microsoft-word/
https://prooffice24.ru/cross-reference/
https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%A1%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D1%81%D1%81%D1%8B%D0%BB%D0%BA%D0%B8-300b208c-e45a-487a-880b-a02767d9774b