Как сделать предварительный просмотр в excel

САМОУЧИТЕЛЬ ПО EXCEL 2007-2010-2013
Предварительный просмотр

Предварительный просмотр страницы, альбомный и книжный формат страницы, поля документа в Excel 2007-2010-2013

Прежде чем печатать документ, рекомендуется произвести его предварительный просмотр, иначе можно распечатать лишние листы или напечатать одну таблицу на разных листах.

Для этого нажмем на кнопку “ФАЙЛ” или “office” в зависимости от версии программы:

Найдем в меню «Печать» и «Предварительный просмотр» (для версии программы 2007-2010):

или просто “Печать” (для версии 2013)

В документе, который мы хотим распечатать, две страницы в книжном формате:

Т.е. информация не умещается на одну страницу, и просматривать ее будет неудобно. Наша задача – разместить ее на одном листе.

В версии программы 2013 года можно просто вписать на одну страницу лист, все столбцы либо все строки:

В ранних версиях программы произведем два действия:

2. Разместим таблицу на 1 листе в ширину и высоту

Можно воспользоваться одним из действий, если этого достаточно для размещения информации на одном листе.

Заходим в «Параметры страницы» и в закладке «Страница» выбираем соответствующие значения:

Если документ длинный, и мы хотим, чтобы страница помещалась на один лист в ширину, то проставляем соответствующее значение. Что касается высоты, можно поставить любое максимальное количество. Система не распечатает больше страниц, чем есть в документе.

Нажимаем ОК и получаем:

Ориентацию страницы также можно задать в закладке «Разметка страницы» главного меню:

Кроме того, в «Параметрах страницы» есть возможность изменения полей документа и центрирования всей информации на листе:

Достигается такой эффект при помощи использования вкладки «Поля»:

А также при перетаскивании полей вручную. Для этого нужно зафиксировать курсор на границе, нажать на левую клавишу и потянуть границу в нужную сторону, затем отпустить.

Поля страницы также можно задать в закладке «Разметка страницы» главного меню:

Предварительный просмотр в Microsoft Excel

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».

Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

1. Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
3. В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

1. В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
2. В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого окно предпросмотра будет открыто.

Режимы предпросмотра

В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.

Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.

Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.

Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.

Навигация по документу

Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.

Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.

Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.

Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.

Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Предварительный просмотр страниц листа перед печатью

Благодаря возможности предварительного просмотра листа перед печатью можно избежать нежелательных результатов при печати и лишнего расхода бумаги.

Выбрав один или несколько листов и нажав кнопку файл > Печать, вы увидите, как данные будут выглядеть на распечатке.

Выберите листы, которые вы хотите просмотреть.

Откройте вкладку файли нажмите кнопку Печать , чтобы отобразить окно предварительного просмотра и параметры печати.

“Печать”, чтобы перейти к предварительному просмотру листа” />

Сочетание клавиш Вы также можете нажать клавиши CTRL + F2.

Если вы используете цветной принтер, предварительный просмотр будет выглядеть черно-белыми, даже если на листе есть цвет.

” Следующая страница ” и ” Предыдущая страница ” доступны только в том случае, если выбрано несколько листов или на листе содержатся более одной страницы данных. Чтобы просмотреть несколько листов, выберите в разделе Параметры пункт Всю книгу.

Более полезные сведения

Чтобы просмотреть следующую или предыдущую страницу, нажмите кнопку стрелки для перехода на следующую страницу и Предыдущая страница в нижней части окна Предварительный просмотр или введите номер страницы.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться к книге, щелкните стрелку в левом верхнем углу окна предварительного просмотра .

Чтобы просмотреть поля страниц, нажмите кнопку Показать поля в правом нижнем углу окна предварительного просмотра .

Чтобы изменить поля, перетащите их на нужную высоту и ширину. Вы также можете изменить ширину столбцов, перетащив маркеры в верхней или нижней части страницы предварительного просмотра. Дополнительные сведения о полях страницы можно найти в разделе Настройка полей страницы перед печатью листа.

Совет: Чтобы изменить параметры страницы, в частности ориентацию или размер бумаги, задайте нужные настройки в разделе Файл > Печать > Параметры.

Выбор одного или нескольких листов

Выполните следующие действия

Щелкните ярлычок листа.

Если вы не видите нужную вкладку, щелкните кнопки прокрутки, чтобы отобразить вкладку, а затем щелкните ее.

Несколько смежных листов

Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните ярлычок последнего листа, который вы хотите выделить.

Несколько несмежных листов

Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL , щелкните вкладки других листов, которые нужно выделить.

Все листы книги

Щелкните ярлычок листа правой кнопкой мыши и выберите команду Выделить все листы.

Совет: Если выбрать несколько листов, в строке заголовка в верхней части листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов в книге, выберите один из невыделенных листов. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.

Щелкните лист или выберите листы, которые вы хотите просмотреть.

Выполните следующие действия

Щелкните ярлычок листа.

Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните.

Несколько смежных листов

Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа в диапазоне, который требуется выделить.

Несколько несмежных листов

Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, которые нужно выделить.

Все листы книги

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите в контекстном меню (контекстное меню) команду Выделить все листы.

Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.

Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните стрелку рядом с кнопкой Печать и выберите Предварительный просмотр.

Сочетание клавиш Вы также можете нажать клавиши CTRL + F2.

Чтобы просмотреть следующую или предыдущую страницу, на вкладке Предварительный просмотр в группе Предварительный просмотр нажмите кнопку Следующая страница и Предыдущая страница.

Примечание: Кнопки Следующая страница и Предыдущая страница доступны только в том случае, если выбрано более одного листа или лист содержит больше одной страницы данных.

Чтобы просмотреть поля страницы, на вкладке Предварительный просмотр в группе предварительный Просмотр установите флажок Показывать поля .

Поля отображаются в режиме предварительного просмотра . Чтобы изменить поля, вы можете задать их высоту и ширину с помощью перетаскивания. Вы также можете изменить ширину столбцов, перетаскивая маркеры в верхней части страницы предварительного просмотра.

Совет: Чтобы изменить параметры страницы, на вкладке Предварительный просмотр в группе Печать нажмите кнопку Параметры страницыи выберите нужные параметры на вкладках страницы, поля, колонтитулы или лист. Диалоговое окно “Параметры страницы”.

Щелкните лист или выберите то, что вы хотите просмотреть.

На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать.

Выберите этот параметр, если вы хотите напечатать выделенные объекты или напечатать весь лист.

печать”” />

Нажмите кнопку Печать.

Если вы хотите узнать, что вы видите, щелкните Печать в левом верхнем углу или закройте окно браузера, в котором отображается предварительный просмотр, чтобы вернуться назад и внести изменения перед печатью.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источники:

https://excel7.ru/predvaritelny-prosmotr.html
https://lumpics.ru/preview-in-excel/
https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9F%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B2%D0%B0%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D0%BC%D0%BE%D1%82%D1%80-%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86-%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4-%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8E-bcd8f03a-c28d-42a2-9217-aab0e43aa930