Как сделать условное форматирование в excel

Условное форматирование Excel

Представьте себе монитор, где выведены рабочие узлы атомной электростанции, который отображает стабильность протекания всех процессов. Но вдруг один узел выходит из строя и сигнализирует диспетчеру о сбое, загораясь ярким красным светом. Согласитесь, очень удобно? Похожим целям служит функция условного форматирования в Excel – обеспечение наилучшей наглядности информации.

Располагается эта полезная возможность на вкладке «Главная» в области «Стили» под одноименной пиктограммой:

Создать правило

Для создания правила условного форматирования в Excel кликните по соответствующей кнопке на ленте, раскрыв следующее меню:

Выбрав пункт «Создать правило…», приложение отобразит окно:

В нем Вы можете выбрать тип правила и настроить его описание (подробнее читайте далее в статье).

Виды условного форматирования

Форматировать все ячейки на основании их значений

Этот вид правила применяется для сравнения числовых значений в диапазоне. В описании можно выбрать стиль формата и соответствующие этому стилю параметры.

Гистограмма

Данная возможность позволяет отобразить в каждой ячейке горизонтальный столбец, похожий на частичную заливку. Если Вы хоть раз использовали гистограмму при построении диаграмм, то Вам будет понятно, о чем идет речь.

Ширина ячейки принимается за 100%, что соответствует максимальному значению диапазона правила. Т.е. ячейка, содержащая максимальное значение будет залита полностью, а ячейка со значением в 2 раза меньшим максимальному – наполовину. В случае отрицательного значения, столбец будет окрашен другим цветом и иметь другую направленность (это можно изменить).

Показывать только столбец – установив флажок на данном поле, Вы сообщаете, что для диапазона ячеек правила необходимо скрывать содержимое и оставлять только формат;
Параметры значений – здесь устанавливаются максимальные и минимальные значения и их типы. В качестве типа может выступать число, процент, формула, процентиль либо по умолчанию (авто). Значение может быть только числовым. Все числа, меньше минимального (включая отрицательные), приравниваются к нулю, т.е. не содержат столбца. А те, которые больше максимального, приравниваются к 100% и закрашиваются полностью.
Внешний вид столбца – устанавливает способ заливки (сплошной или градиентный), границу и их цвета;
Направление столбца – определяет способ направленности (слева направо либо наоборот);
Кнопка «Отрицательные значения и ось…» – настройки отображения столбцов для отрицательных чисел. Что они позволяют:
- Установить свой цвет заливки столбца и его границу или сделать их одинаковыми для всех значений (положительных и отрицательных. По умолчанию они различаются);
- Задать положение оси или одинаковую направленность для всех значений.

Цветовые шкалы

Как и гистограммы, шкалы в условном форматировании заливают цветом ячейку с числовым значением, но отличие заключается в том, что последние заливают ее полностью. Чем выше значение, тем более насыщенная заливка. Также можно использовать несколько цветов, где, например, меньшие числа залиты зеленым, средние желтым, а большие красным.

В качестве примера, рассмотрим настройку трехцветной шкалы, хотя она мало чем отличается от настройки двухцветной.

Здесь Вы можете установить, что считать минимальным значением, что средним, а что максимальным. Также возможно задать предпочтительный цвет и тип показателя.
Разберем установки, представленные на изображении:

Минимальным числом задан ноль, а значения меньше его, будут иметь такие же цвет и насыщенность;
Средним значением указана единица и желтый цвет. Это значит, что переход шкалы от красного к желтому будет осуществлен между 0 и 1;
4 является максимальным значением. Все, что превышает его, получает те же установки. Переход от желтого к зеленому происходит между 1 и 4.

Наборы значков (флажков)

Этот вид условного форматирования, в отличие от цвета заливки, использует различные значки в виде фигур, направлений, индикаторов и оценок.

Как и в случаях, описанных выше, за 100% принимается максимальное число, а остальные составляют от него какую-то долю. Весь диапазон разделяется на определенное количество частей, которое равно количеству значков в выбранном наборе. Каждой такой части соответствует свой флажок. Если диапазон нужно разделить не по долям, а по конкретным значениям, то поменяйте тип значения для значка.

Форматировать только ячейки, которые содержат

Этот вид условного форматирования отличается от первого тем, что он создает правило, которое должно соблюдаться, чтобы формат был применен к ячейке.

Рассмотрим правила, которые имеются в этом пункте:

Значение ячейки. Предполагает работу с числами и текстом. Сравнение производится по шкале сортировки.
Текст. Позволяет проверить наличие или отсутствие подстроки в тексте.
Даты. С его помощью легко создать правила типа «вчера», «сегодня», «завтра», «на прошлой неделе», «в следующем месяце» и т.п.
Пустые. Форматирует пустые ячейки. Пробелы не учитываются.
Непустые. Противоположное предыдущему правилу.
Ошибки. Истинно, когда значением ячейки является ошибка.
Без ошибки. Противоположное предыдущему правилу.

Форматировать только первые и последние значения

Из названия понятно, что правило срабатывает для тех ячеек, которые идут первыми (наибольшими) или последними (наименьшими) в указанном диапазоне. Количество таких ячеек указывается в виде числа или процента.

Формула в условном форматировании

Когда имеющихся правил недостаточно, можно создать свое, задав ему практически любую логику, на основе формул, результатом выполнения которой должно быть логическое значение. Эти тип называется «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

Для примера рассмотрим список заказа товаров, который необходимо сравнить с остатком на складе. Всего участвуют 2 таблицы: сам заказ и таблица остатков.

На изображении показан вариант, где уже применено условное форматирование ячеек. Рассмотрим, как его создать.

Используем 2 условия со следующими формулами:

Если на складе нет товара, т.е. равен 0, то подсвечиваем позицию заказа красным – =ВПР(D3;A:B;2;ЛОЖЬ)=0;
Если на складе есть товар, но его количество меньше, чем указано в позиции заказа, то последнюю подсвечиваем желтым – =И(ВПР(D3;$A:$B;2;ЛОЖЬ) 0).

Читать еще: Как сделать мини книжку из бумаги

Теперь необходимо выделить требуемый диапазон и создать нужные нам правила.

В функции, в качестве первого аргумента используется ссылка всего на одну ячейку. Вас это не должно смущать, так как приложение «понимает», что ее нужно сместить в соответствии с диапазоном правила. Главное, чтобы она была относительной, т.е. не закреплена символами доллара – $.

Остальные правила

Ничего не было сказано о еще двух видах правил, а именно:

Форматирование на основе среднего значения – полное название «Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего»;
Форматирование уникальных или повторяющихся значений.

По ним остается добавить только то, что в первом можно использовать стандартные отклонения. В остальном, они говорят сами за себя.

Управление правилами

Помимо умения создавать правила, условным форматированием также нужно корректно управлять. Особенно это важно, когда для одного диапазона применяется несколько условий. Но обо всем по порядку.

Диспетчер правил условного форматирования отображает список, состоящий из условия, формата и диапазона, к которому применено правило.

В самом верху окна можно выбрать, какие правила следует выводить в списке: из текущего диапазона, с этого листа, из любого другого листа открытой книги.

Первые три кнопки диспетчера должны быть понятны без дополнительных пояснений, а вот на последних двух (стрелки вверх и вниз) остановимся подробнее.

На изображение приведено 2 правила: значение равно трем и значение больше двух. Представьте, что они применены к ячейке со числом 3. Какое из них сработает? В этом случае оба, так как между ними нет конфликта в форматировании, одно отвечает за заливку, а второе за границу. Но если бы они оба отвечали за один и тот же стиль, то выполнилось правило, которое стоит выше, потому что имеет больший приоритет.

Так вот, стрелками окна можно менять положение отдельно выделенного правила и, соответственно, его значимость.

Рассмотрим еще один случай, когда требуется выполнить только одно условие. В конце каждого правила имеется флажок «Остановить, если истина». Выставив его, Вы отменяете выполнение всех последующих правил для текущего диапазона, при условии, что это оно выполняется. Исходя из рассматриваемого примера, если ячейка содержит значение 3, то проверка на условие «больше двух» произведена не будет.

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

Гистограммы;
Цифровые шкалы;
Значки.

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

Читать еще: Как сделать розу из носков

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

Первые 10 элементов;
Первые 10%;
Последние 10 элементов;
Последние 10%;
Выше среднего;
Ниже среднего.

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

Форматировать все ячейки на основании их значений;
Форматировать только ячейки, которые содержат;
Форматировать только первые и последние значения;
Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.

Читать еще: Как сделать слайм из лака для волос

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Условное форматирование в MS Excel с примерами

Условное форматирование в Эксель – этот тот инструмент, который делит работу на до и после его изучения. Суть в том, что при наступлении некоторого условия ячейки форматируются автоматически. Например, если число превышает значение 100, шрифт становится красным полужирным курсивом; когда до наступления платежа остается 2 дня, ячейка с датой подсвечивается желтым цветом; перевыполнение плана продаж на 5% и более окрашивается в зеленый цвет и т.д. и т.п.

Вот упрощенный, но реальный пример. Есть отчет о товарных запасах.

Менеджер по закупкам отслеживает те позиции, которые требуют пополнения. Для этого он смотрит в последнюю колонку, где рассчитывается товарный запас (ТЗ) в неделях. Если ТЗ меньше, скажем, 3-х, то нужно готовить заказ. Если меньше 2-х, то возникает риск дефицита и заказ нужно размещать срочно. Если в таблице десятки позиций, то просмотр каждой строки займет довольно много времени. А теперь та же таблица, где после применения условного форматирования значения ниже пороговых подсвечиваются некоторым цветом.

Согласитесь, так гораздо нагляднее. В реальности условия сложнее, а данные постоянно меняются. Поэтому эффект от применения условного форматирования – это многочасовая экономия времени ежедневно! Теперь для оценки запасов достаточно взглянуть на таблицу, а не анализировать каждую ячейку. Много желтого – пора действовать, много красного – ситуация критическая!

Для настройки условного формата следует воспользоваться соответствующей командой на вкладке Главная.

При ее нажатии открывается меню.

Верхние 5 команд – это готовые сценарии для быстрого условного форматирования. Чтобы ими воспользоваться достаточно выбрать нужный вариант и сделать минимальные настройки. Эти сценарии мы рассмотрим ниже.

В нижней части еще три команды, с помощью которых происходит ручное создание, удаление и управление правилами условного форматирования. О них также поговорим.

Все сценарии разбиты на категории:

– Правило выделения ячеек

– Правило отбора первых и последних значений

Правила выделения ячеек применяют для ячеек, которые сравниваются с определенным значением. Возможны различные варианты, которые показаны на рисунке ниже.

Больше… Если значение ячейки, к которой применяется правило выделения, больше указанного значения, то в силу вступает заданный формат.

Пороговое значение указывается в левой части окна (сейчас там 80), готовый формат выбирается из выпадающего списка справа. Можно, конечно, и самому задать. Диалоговые окна для других условий похожи, поэтому ниже приводятся только те, которые могут вызвать затруднения.

Меньше… Форматируются ячейки, у которых значение меньше заданного порога.

Между… Форматирование наступает, если содержимое ячейки находится внутри заданных границ.

Равно… если значение или текст в ячейке совпадает с условием.

Текст содержит… Если совпадает только часть текста (слово, код, комбинация символов и т.д).

Дата… Возможность форматировать периоды отстоящие от текущей даты, например, сегодня, вчера, последние 7 дней, следующий месяц и др. Условное форматирование даты полезно при контроле платежей, отгрузок и т.п.

Повторяющиеся значения… выделяются ячейки с одинаковым содержимым. Отличный способ найти дубликаты (повторы). В настройках можно выбрать и обратный вариант – выделить только уникальные значения.

Правила отбора первых и последних значений выделяют наибольшие или наименьшие значения. Помогают анализировать данные, показывая приоритеты и «слабые места».

Первые 10 элементов… Выделяются первые топ–10 ячеек. Количество регулируется в диалоговом окне (можно сделать топ-5, топ-20 и др.).

Первые 10%… Выделяются 10% наибольших значений. Долю можно изменить.

Последние 10 элементов… Аналогично с первым пунктом, только форматируются наименьшие значения.

Последние 10%… Наименьшие 10% или другая доля от всех элементов.

Выше среднего… Форматируются все значения, которые больше средней арифметической.

Ниже среднего… Ниже средней арифметической.

Гистограммы позволяют в каждую ячейку с числом добавить столбец линейной гистограммы, размер которой определяется относительно максимального значения в выделенном диапазоне.

Помогает визуализировать небольшой набор данных без использования отдельных диаграмм. После применения выглядит примерно так.

Цветные шкалы также автоматически определяют максимальное и минимальное значение в диапазоне и форматирует каждую ячейку по цвету, который соответствует значению, изображая что-то вроде тепловой карты.

Например, наибольшее значения – это красное, наименьшее – зеленое, а остальные ячейки – это плавный переход от одного цвета к другому через промежуточный белый.

Набор значков – эффектный, но не очень гибкий способ визуализации. Каждой ячейке присваивается свой значок в соответствии с выбранным стилем.

В ячейках Excel выглядит так.

Все картинки выше были сделаны с помощью стилей по умолчанию. Чтобы внести изменения, нужно выделить диапазон и перейти в управление правилами.

Откроется диалоговое окно, где можно создать новое, изменить или удалить правило. Часто используют сразу несколько правил.

После нажатия кнопки «Изменить правило…» откроется окно, вид которого зависит от редактируемого правила.

Здесь также есть куча настроек, но мы их пока опустим. В целом там все интуитивно понятно. Нужно только поэкспериментировать. Практика – лучший учитель.

Если какое-то правило условного форматирования нужно удалить, то после выделения диапазона следует выбрать команду удаления.

Условное форматирование – это три шага вперед на пути к профессиональному использованию Excel. Поэтому рекомендую незамедлительно внедрить в практику.

Хочется только напомнить, что при использовании любого форматирования очень важно не переусердствовать. Всегда нужно помнить о главной цели: облегчение восприятия информации и привлечение внимания к наиболее важным местам. Например, формат ниже – это неправильно.

Старайтесь также, чтобы количество используемых цветов было не больше трех. Иначе внимание рассеивается и может стать еще хуже.